מאמרים

כיצד לכתב הוראות עבודה טובות יותר

 

במהלך שנות עבודה מצטברות מספר רב של הוראת ייצור בארגון, הוראות תחזוקה הוראות אחסון ועוד.  מטרת המסמכים לשמר ידע שנצבר ולקבוע אחידות בפעילויות בין המחלקות.  

 

התחל פשוט

רוב הסיכויים שהוראות העבודה הקיימות שלך מרובות טקסט , נדרש זמן רב כדי לקרוא אותם. הגיע הזמן לחשוב על זה מחדש. כתוב הוראות בשפה פשוטה ורצוי למספר אותן, כך שהעובדים יכולים  לאתר להבין במהירות ובקלות את הנוהל הרלוונטי. תתחילו תמיד עם המידע החשוב ביותר בראש העמוד ולפרט אחר כך את תוכן התיעוד. תמיד רצוי להרבות באיורים כדי להקל על קליטת הידע.

 

תלמד, אל תתאר

חשוב על הקהל שלך כמו כיתה מלאה בתלמידים. לא רק להדגים כיצד תהליך אמור לעבוד. השתמש בהוראות על-מנת לתרגל וללמד את הקורא תוך כדי התקדמותן בחומר שלב שלב.

פרק נהלים מורכבים לשלבים שמתבצעים בקלות. אם יש לך יותר מדי תוכן לשלב אחד, צריך לפרק את זה עוד יותר ליחידות קטנות.

הוראות עבודה יכולות להיות חלק בלתי נפרד מהנחיות כלליות לעובדים כמו הוראות בטיחות.

טיפ 

התחל משפטים עם פועל. זה נותן לנהלים קול פעיל  נסח הוראות כפקודה, ולא כהצעה.

 

עדיפות לנגישות

העדר הגישה לתיעוד היא המכשול הגדול ביותר בפני ההצלחה של העובד. כשקשה למצוא מידע, העובדים מתייאשים מלקיים סטנדרטים קבועים, דבר שיכול ליצור סיכון על ידי ניסיון להבין את הדברים בעצמם. איתור הוראות העבודה צריך להיות פשוט וקל עם אפשרות גישה בכל סביבה. 

המר את הוראות העבודה שלך לנגישות ככל האפשר על ידי המרתן בפורמט דיגיטלי.

כלים לתיעוד דיגיטלי ניתנים לחיפוש ויכולים למנף קודי QR כדי לגשת באופן מידי למסמכים ספציפיים. זה גורם חיסכון בזמן אמת ומבטיח שעובדים שעוברים לתפקיד אחר יש גישה למידע מדויק מכל מקום.

לאחרונה אנו ממירים מידע סטאטי שעל הניר  PDF או מצגות לקבצים אינטראקטיביים  (HTLM5) שניתן לצפות בהם על הנייד  (מסארטפון או טאבלט). כך העובד יכול להזין משוב ושאילות.

 

לקבצים אינטראקטיביים יתרונות רבים:

 

יתרונות

•  אינטראקציות ואפקטים של אנימציה להמחשת פונקציות תפעוליות

•  סרטונים קצרים להתגברות על מחסומי שפה

•  תוכן אינטראקטיבי כדי לחבר את המשתמש לתוכן בכול עת ובכול מקום לפי דרישה

•  גישה גלובלית ללמידה ותמיכה בכול עת ובכול מקום לפי דרישה

 

קבע את הפורמט

בכל פורמט שתשתמש כדי להציג את ההוראות , שמרו על עקביות. זה לא נדיר מחברים שונים ישתמשו בסגנונות שונים כדי להציג מידע בתוך חברה. אך ניתן למנוע זאת. היצמד למתכונת מוסכמת ופעל לפיה.

זה מאפשר לעובדים להשקיע פחות זמן בפענוח ההוראות ולהקדש זמן רב יותר ללמוד כיצד לבצע את העבודה. פורמט סטנדרטי יוצר גם בסיס ברור עבור עובדים להציע שיפורים בתהליך.

 

בחר פורמט שכולל תבליטים או ורשימות ממוספרות כדי לפרק את הטקסט לשבים שלבים.

זה מקל על העובדים להבין את הוראות.

 

להרבות במידע חזותי

עם הוויזואליות נוספת, העובד החדש יצליח לבצע את כל המעבר בתוך 90 דקות בלבד, ללא פיקוח חיסכון מסיבי בעלויות ובזמן.

קבלת עובדים חדשים מבצעים תהליך נכון ומיידי הוזלה בעלויות והשבתת ציוד. היום אפשר להוסיף תוכן ויזואלי (סרטונים ואנימציות) לקובץ דיגיטלי. 

 

להדגים בעזרת צילומים ושרטוטים

אנשים הם לומדים חזותיים. תוספת סרטונים להוראות עבודה כתובות יקלו על קליטת מידע.

במידת האפשר, השתמשו בוויזואליות המדגימה את הפעולה בצורה בִרוּרה. 

 

לפשט את השפה

הוראות עבודה מסורתיות מסתבכות עם ז'רגון טכני ומשפטים ארוכים, הגיע הזמן לקצץ בטקסט.

האדם הממוצע מבלה רק שניות בסריקת מילים על דף, סופגות רק כ -20% מהטקסט. ככל שתצמצם יותר, כך העובדים יקלטו יותר מידע. לדבר תועלת גלובלית נוספת. כאשר המשפטים פשוטים וברורים, הם הופכים יותר קלים לתרגום ולשיתוף על פני שפות שונות.

 

עדכן באופן קבוע

לעיתים קרובות עובדים צריכים להתאים את תהליכי העבודה שלהם ולפתור בעיות מהיום להיום ולגרום לכתיבת הוראות חדשות. כדי להפיק יותר מהוראות העבודה שלך, ודא שכל נהלים מתועדים משקפים את השיטות המומלצות הנוכחיות.

העובדים צריכים לסמוך על כך שהמידע מדויק. בצע ביקורת שגרתית ושאל את המפעילים אם הם עדיין ממלא אחר הנהלים המתועדים. על ידי יצירת הוראות עבודה מרצפת הייצור. כך מתאפשר לזהות חוסר יעילות והזדמנויות עבור שיפור בתהליכים. עדכון הידע הוא המפתח לקיום רווחים ארוכי טווח.

 

אם ברצונך לרענן או להמיר מסמכים ישנים לקבצים דיגיטליים התקשר אלינו לייעוץ ללא התחייבות.

 

 

054-7510280